Uitleg Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG)

Er zijn gegevens die iets zeggen over de bewoner(s) in kwestie. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mail. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar iemand herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Wanneer anderen, in dit geval Buurtbemiddeling Terneuzen,  die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat is wat de wet zegt. 

Na een aanmelding wordt de eerst betrokken bewoner (degene die de overlast ervaart) gebeld. Om een bemiddeling in gang te zetten wordt gevraagd naar de naam, adres, telefoonnummer en emailadres. De bewoner geeft toestemming aan de coördinator om de gegevens door te geven aan de bemiddelaar om een afspraak te maken. Als een gesprek heeft plaatsgevonden wordt elk contactmoment genoteerd in het registratiesysteem. Er wordt in korte bewoordingen omschreven wat de situatie is.  

U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die we van u verwerken. Eventueel kunnen er op verzoek wijzigingen aangebracht worden of worden uw gegevens verwijderd. U kunt een schriftelijk verzoek indienen bij Stichting Buurtbemiddeling Terneuzen, t.a.v. de coördinator, Zonnedauw 11 , 4635 BL Huijbergen. Aan uw verzoek wordt binnen 30 dagen uitvoering gegeven. 

Buurtbemiddeling Terneuzen verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:  

• Bewoners in de gemeente Terneuzen die Buurtbemiddeling Terneuzen inschakelen om te bemiddelen in een burenconflict 
• Bewoners die toegeleid worden door een van onze samenwerkingspartners, om te bemiddelen in een conflict 
• Organisaties waarmee Buurtbemiddeling Terneuzen verbonden is, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad 

De coördinator van Buurtbemiddeling Terneuzen ontvangt de aanmelding van een casus van bewoners en/of verwijzers via de telefoon, e-mail of website. Een verwijzer doet dit altijd met toestemming en medeweten van de bewoner(s).  
De coördinator belt met de overlasthebber en vraagt aan de bewoner(s) of zij bekend is/zijn met de aanmelding. Er wordt uitleg gegeven over hoe buurtbemiddeling werkt en of bewoner(s) akkoord zijn dat vrijwilligers met hen contact opnemen voor een afspraak. Als dat akkoord is neemt de casuscoördinator de gegevens op. Het gaat om naam, adres, telefoonnummer, e-mail en de aard van de melding. Deze gegevens worden geregistreerd in het registratiesysteem en zijn alleen zichtbaar voor de coördinatoren en voor de  vrijwilligers die het gesprek aangaan met de bewoner(s). De andere betrokken buur wordt persoonlijk benaderd en gevraagd of ook zijn persoonsgegevens verwerkt mogen worden. 

Als bewoners in een conflict ondersteuning willen van Buurtbemiddeling Terneuzen hebben we persoonsgegevens nodig. Om buurtbemiddeling in gang te kunnen zetten hebben we minimale gegevens nodig om vrijwilligers in contact te brengen met de bewoners.  

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Buurtbemiddeling Terneuzen verwerkt geen bijzondere gegevens, dat is niet nodig om op een juiste wijze een casus in gang te zetten.  

Persoonsgegevens van bewoners worden bewaard in een beveiligd registratiesysteem en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de organisatie of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. 
Als een casus is afgesloten worden deze gegevens gearchiveerd. Het archief is alleen toegankelijk voor de coördinatoren en wordt gebruikt om geanonimiseerd rapportages te maken voor onze financiers. 

Vrijwilligers van Buurtbemiddeling Terneuzen zijn tot geheimhouding verplicht. Zij mogen niet aan derden, mensen van buiten Buurtbemiddeling Terneuzen, informatie verschaffen over het verloop van het proces. Wanneer de coördinator en vrijwilligers hun zaken onderling bespreken, nemen zij de vertrouwelijkheid steeds in acht en worden partijen zo nodig geanonimiseerd besproken. Na het afsluiten van een casus vernietigen de vrijwilligers alles wat zij op schrift of digitaal hebben vastgelegd.  

Als een aanmelding van een casus via een verwijzer binnenkomt wordt de verwijzer alleen op de hoogte gesteld dat een casus wordt gestart en gesloten. Er wordt geen inhoudelijke informatie uitgewisseld, tenzij daar dringende redenen voor zijn. Dit wordt dan besproken met de bewoner(s).  

Gegevens van bewoners worden in beperkte vorm, nadat de casus is afgesloten, bewaard om statistische informatie juist te kunnen blijven gebruiken. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. De wet noemt geen termijnen, informatie mag worden bewaard zolang het nuttig en nodig is.